2.7 Material ordnen

Leben Sie nun zwischen Stößen von Büchern, Notizzetteln, kopierten Artikeln und Buchauszügen, ausgedruckten Webseiten usw.? Müssen Sie jedesmal, wenn Sie einen Artikel suchen, mehrere Stapel umschichten und durchsuchen? Dann wird es Zeit, die Materialien in eine Ordnung zu bringen, die Ihnen die Arbeit erleichtert. Besonders die „kleinen“ Papiere – Artikel, eigene Notizen und Ausdrucke, Kopien usw. – machen dabei Probleme. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie damit umgehen können:

Beim Ablegen von Artikeln in Ordnern ist es ratsam, ein Inhaltsverzeichnis anzulegen und obenauf einzulegen. Zusätzlich sollte der Ordner beschriftet und nummeriert werden. Wenn Sie eine feststehende Methode der Ablage gefunden haben und durchhalten, sollten Sie auf der betreffenden Literatur-Karteikarte oder in der Datenbank vermerken, in welchem Ordner das Papier zu finden ist. In Ordnern können Sie die Literatur zusammen mit Ihren Notizen, Exzerpten usw. aufbewahren.

Hängeordner können in Boxen oder geeigneten Schubladen raumsparend aufbewahrt werden. Jede Einlagemappe wird mit beschrifteten Reitern versehen. Hängeordner bieten sich an, um lose Papiere zu einzelnen (Teil)Themen schnell zu sortieren und immer bei der Hand zu haben. Allerdings ist ein sondierendes Durchblättern schwer möglich. Hängeordner eignen sich daher besonders als „Zwischenlagerstätte“ vor der eigentlichen Ablage. Wenn Artikel über lange Zeit hinweg so aufbewahrt werden, wird man auch hier um eine dauerhafte Strukturierung und Erfassung des Standortes in der Datenbank oder Kartei nicht umhin kommen.

Zeitschriftenschachteln in Ordnerbreite sind billig zu haben und sparen zuerst einmal Platz beim Aufbewahren. Von einer eigentlichen „Ordnung“ kann dabei aber nur die Rede sein, wenn die aufbewahrten Papiere thematisch zusammengehören und die Schachteln entsprechend beschriftet werden. Wenn Sie ein bestimmtes Papier in einer Schachtel suchen, bleibt Ihnen das Durchsuchen des gesamten Inhalts nicht erspart. Der Zugriff verbessert sich also nicht wesentlich.

Für die Ablage Ihrer eigenen fortschreitenden Arbeit – Konzepte, Leselisten, Notizen, erste Textstücke usw. – eignet sich auf jeden Fall ein Ordner am besten.

Auch auf dem PC sollten Sie von Anfang an ein geeignetes System von Verzeichnissen anlegen, um zwischen eigenen und fremden Dateien, früheren und späteren Versionen usw. immer unterscheiden zu können. Am Computer ist eine übersichtliche Ablage vielleicht noch wichtiger als bei den gedruckten Materialien, denn es ist mühsam, erst zehn Dateien öffnen zu müssen, um die richtige zu finden. Diese Ablage ist auch die Voraussetzung für eine systematische und ökonomische Datensicherung, die Sie vor dem Verlust Ihrer Arbeitsergebnisse schützen soll. Hier ein paar Hinweise dazu:

• Fremde (z. B. aus dem Internet heruntergeladene) Dateien von eigenen trennen, am besten in verschiedenen Verzeichnissen
• Aussagekräftige Dateinamen verwenden, z. B. die oft kryptischen Namen heruntergeladener Dateien sofort ändern (auf Name der Autorin und/oder Kurztitel), eigene Dateien unter Titel-Schlagwort speichern, nicht nur mit formalen Titeln wie z. B. „Kapitel1“
• bei der Benennung der eigenen Dateien Versionsnummern einführen
• Dateien, die nicht mehr gebraucht werden (ausgelagerte und bereits verwendete Textstücke, frühe, bereits umgearbeitete Versionen usw.) löschen
• täglich die Arbeitsergebnisse und geänderten Dateien auf einem externen Datenträger (Diskette, Server o. ä.) sichern.