4.5 Elektronische Gruppenarbeit: Groupware, CMS

Die „computergestützte Gruppenarbeit“ (CSCW – computer supported collaborative work) ist an sich für viele nichts Neues: schon längst werden Artikel von mehreren, über die ganze Welt verstreuten Autoren verfasst und bearbeitet. Dazu werden E-Mail und Dateitransfer, aber auch (geschlossene) Mailing-Listen und ftp-Server verwendet. Zunehmend werden dafür auch integrierte Software-Werkzeuge verwendet („Groupware“), die alle oder mehrere der folgenden Funktionen anbieten:

• Bereitstellen von und gemeinsamer Zugriff auf Dokumente
• Bereitstellung und Nutzung von gemeinsamen (Internet-) Ressourcen
• Werkzeuge für Annotation (Anmerkungen) und Versionskontrolle
• Mechanismen für die Bewertung (rating) und Entscheidungsfindung (voting) in Gruppen
• Anschlagtafel für Nachrichten und Kommentare
• Diskussionsforum
• synchrone (zeitgleiche) Kommunikation über Chat, Videokonferenzen und/oder Whiteboard (= Übertragung und gemeinsame Bearbeitung von Bildschirminhalten).

Nicht alle Groupware-Anwendungen bieten sämtliche Funktionen zugleich oder in gleicher Qualität. Manche legen das Schwergewicht eher auf die Dokumente, andere sind mehr diskussionsorientiert. Wir wollen hier CSCW am Beispiel der dokumentenorientierten Software BSCW (Basic Support for Collaborative Work) kurz darstellen. Ein Grund dafür ist, dass es diese Groupware auch auf einem öffentlichen Server läuft, der für jede/n kostenlos zugänglich ist, und dass sie im Wissenschaftsbetrieb weit verbreitet ist.

Jede am BSCW-Server registrierte Benutzerin kann einen „Workspace“ (Arbeitsraum) eröffnen und dazu andere Teilnehmerinnen einladen. Für den Zugang ist ein Passwort notwendig, sodass ein Mindestmaß an Datenschutz gewährleistet ist. Alle Teilnehmerinnen haben die gleichen Rechte und können:

• Ordner anlegen
• Dateien auf den Server laden
• Dateien herunterladen
• Dokumente unter Versionskontrolle stellen und Anmerkungen hinzufügen
• am Diskussionsforum teilnehmen.

Die Groupware verzeichnet alle Zugriffe und Aktionen der Teilnehmerinnen. Über eine Berichtsfunktion kann sich jeder Benutzer täglich einen Bericht über die Aktivitäten als automatisch generierte E-Mail senden lassen. So erspart man sich, selbst immer wieder nachsehen zu müssen, und braucht den BSCW-Server nur aufzurufen, wenn sich etwas „getan“ hat.

Bei der computergestützten Gruppenarbeit verfällt man leicht in den Irrtum zu glauben, dass es genügt, die Technik bereitzustellen, um die Zusammenarbeit in Gang zu bringen und zu halten. Auch hier gilt aber, dass erst die Organisation der Zusammenarbeit und das Einhalten der Spielregeln zum Erfolg führen.

Wie in einem Projektteam braucht auch eine „computergestützte Arbeitsgruppe“ einen Projektleiter oder Hauptverantwortlichen. Im BSCW ist das meist die Person, die einen „Arbeitsraum“ (workspace) einrichtet und die Teilnehmer dazu einlädt. In der Folge muss der Verantwortliche

• die Teilnehmerliste warten, d. h. z. B. E-Mail-Adressen aktualisieren, alte Adressen entfernen usw.
• die Struktur des Workspace überlegen und anlegen: im BSCW als Ordner dargestellt. Mit mehreren aktiven Mitgliedern wird sonst der Workspace schnell unübersichtlich. Mit Kommentaren und Anleitungen wird den Teilnehmern mitgeteilt, welche Information sie in welchen Ordnern ablegen sollen bzw. finden können
• Inhalte aktualisieren, Workspace aufräumen: Wenn Dokumente nicht mehr aktuell sind oder gebraucht werden, sollten sie wieder entfernt oder zumindest in einen Archiv-Ordner abgelegt werden. Da immer nur der Teilnehmer, der ein Dokument eingespielt hat, dieses auch wieder löschen kann, muss der Verantwortliche die jeweiligen Urheber zum Aufräumen anhalten.
• Diskussionsbeiträge zusammenfassen, bereinigen
• Dateiformate für die Dokumente festlegen
• Konventionen für die Versionskontrolle definieren und überwachen

Die anderen Teilnehmerinnen müssen sich an diese Vereinbarungen halten, wenn die elektronische Gruppenarbeit funktionieren soll. Dass sie Termine einhalten und übernommene Aufgaben auch ausführen müssen, ist in der „virtuellen“ Gruppe nicht anders als in der physischen.

Bei Content-Mangement-(CMS) oder Redaktionssystemen handelt es sich um eine Mischung zwischen Groupware und Informationsserver. Inhalte können gemeinschaftlich erstellt und beareitet, aber auch öffentlich als Website präsentiert werden, wenn das System entsprechend eingerichtet ist. CMS-Plattformen wie z. B. Plone werden daher oft für Projekt-Websites verwendet, wo sowohl die interne Kommunikation als auch die Präsentation nach außen gewünscht werden. Hier werden Dokumente und Informationen mit enem einheitlichen Erscheindungsbild angeboten, Mitglieder und Termine verwaltet, aber auch eigene „wikis“ und Diskussionsforen geführt. Registrierte Mitglieder können selbst Inhalte beitragen und bearbeiten, während Besucher nur lesenden Zugang haben (und auch den nicht unbedingt zu allen Bereichen). Generell stehen in CMS weniger Werkzeuge für strukturierte Gruppenarbeit zur Verfügung, dafür ist der Schritt vom internen Dokument zum öffentlichen Web-Auftritt wesentlich kleiner.

Zu den CMS gehören auch Blogs (von Weblog), sind v. a. persönliche Websites, die periodisch aktualisiert werden. Mit dem stetigen Wachsen der Blogosphäre nimmt die Vielfalt an unterschiedlichsten Weblog-Formen zu. So gibt es weiterhin die klassischen Weblogs, aber auch eine wachsende Zahl persönlicher Tagebücher, die als Weblog geführt werden und sich vor allem deren einfach zu bedienende Technik zu Nutze machen. Etliche Weblogs enthalten eine Mischung aus Kommentaren, Netzfunden und Tagebuch-Einträgen und dienen in erster Linie der Unterhaltung oder der persönlichen Selbstdarstellung im Internet. Weitere Varianten sind Foto-, Film- und thematische Blogs. Für die wissenschaftliche Diskussion spielen Blogs (zumindest bisher) eine untergeordnete Rolle.