4.1 Das richtige Medium wählen

Die Universitäten und Forschungsinstitute waren die Pioniere des Internets. Nirgends wird daher die E-Mail schon so lang und so intensiv genutzt wie zur Kommunikation in der Wissenschaft. Selbst die älteren Jahrgänge unter den Professoren sind zum überwiegenden Teil ans Internet angebunden und über E-Mail erreichbar. Es ist inzwischen durchaus üblich, auch unbekannte Personen per E-Mail zu kontaktieren, wenn man ihre Adresse z. B. als Kontaktadresse bei einer Veröffentlichung findet. Wenn diese Adresse allerdings in einem Personenregister, etwa der Universität, steht, gibt es keine Garantie dafür, dass diese Person die E-Mail auch wirklich benutzt: die Adresse könnte automatisch vergeben worden sein. Vielbeschäftigte lesen ihre E-Mail inzwischen oft nicht mehr selbst, und manche lesen Nachrichten von unbekannten Absendern erst gar nicht, weil sie automatisch oder manuell als „Spam“ kategorisiert werden.

Neben dem neuen Medium der elektronischen Post gibt es die alten wie Fax, Brief und Telefon auch weiterhin, und sie haben ihre Funktion nicht verloren. Man muss also wissen, zu welchem Anlass und bei welchen Partnern welches Medium das geeignete ist.

Faxgeräte sind zwar universal in ihrer Verbreitung, trotzdem ist es im Wissenschaftsbetrieb nicht üblich, ohne andere vorhergehende Kontakte einfach einen Brief zu faxen statt per Post zu schicken. Warum das so ist, können wir beim besten Willen nicht sagen – bei Firmen, va. wenn es um Bestellungen und normale Geschäftsabwicklung geht, ist das gang und gäbe.

Gefaxt werden im Wissenschaftsbetrieb in erster Linie: * Formulare wie z. B. Anmeldungen zu Tagungen * dringende Texte, die noch vor der „richtigen“ Sendung per Post ankommen sollen * Texte, Grafiken etc., die nicht in elektronischer Form vorliegen, aber schnell (und ohne Rücksicht auf das Erscheinungsbild) übermittelt werden müssen. * Briefe etc. nach vorheriger Abmachung bzw. Ankündigung

Außerdem wird das Fax natürlich auch zur raschen Übermittlung von Texten an solche Personen verwendet, die keinen Zugang zum Internet haben oder ihn nicht verwenden – aber das werden immer weniger.

Die Briefpost spielt immer noch eine Rolle, aber ihre Funktion hat sich geändert. Sie kommt jetzt dort zum Einsatz, wo ein „offizielles“ Dokument notwendig ist (Verträge, Rechnungen), bei formellen Anlässen (Einladungen usw.) oder wenn Artikel, Unterlagen usw. mitgeschickt werden. Schriftliches Material, das man den Empfänger zu lesen ersucht, schickt man als Kopie, und zwar

• aus Höflichkeit, wenn man dem Empfänger das Dekodieren und Ausdrucken von elektronisch erhaltenen Dateien ersparen will.
• aus Vorsicht: Der Adressat könnte die mitgeschickte Datei auch einfach ignorieren oder nicht nochmals anfordern, wenn sie nicht (richtig) angekommen ist.

Außerdem hilft der höhere Grad an Formalität eines Briefes in manchen Fällen, etwas zu erreichen, weil es der Anfrage mehr Gewicht verleiht und zeigt, dass der Sender sich Mühe gibt und auch „jemand ist“: E-Mails sehen alle gleich aus, ein offizielles Briefpapier hingegen repräsentiert etwas. Auf jeden Fall gibt man im Brief die eigene E-Mail-Adresse an, wenn man eine hat: viele Adressaten werden dann lieber gleich auf das weniger aufwendige, schnellere elektronische Medium umsteigen.

Auch das Telefon wird durch die E-Mail nicht ganz und nicht immer ersetzt werden können. Die (fern)mündliche Kommunikation ist geeignet, um einen ersten Kontakt herzustellen, um Termine zu vereinbaren oder um Fragen im Dialog zu klären. Ein intensives Gespräch, wo es um das Aushandeln von Fragen geht oder auch darum, „Stimmung“ zu machen, wird nach wie vor besser telefonisch (oder eben persönlich) geführt.