6  การทำความสะอาดข้อมูล

ใช้ตัวอย่างข้อมูลที่ชื่อว่า

“EXCEL_data.xlsx”

เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะพบว่า ข้อยังไม่สามารถอยู่ในรูปที่ใช้ประโยชน์ได้ เพราะข้อมูลทั้งอยู่รวมกันในเซลA

ข้อมูลจาก EXCEL_data.xlsx

เมื่อปัญหาลักษณะนี้ เครื่องมือช่วยได้ คือ Text to Colmuns จากเมนู Data

เมนู Data และตัวเลือก Text to Columns

การแยกข้อความเป็นคอลัมน์ใน EXCEL สามารถทำได้ด้วยฟังก์ชัน “Text to Columns” โดยมีขั้นตอนดังนี้:

1. เลือกเซลล์ที่มีข้อมูล:
   • คลิกและลากเพื่อเลือกเซลล์ที่คุณต้องการแยกข้อความ หรือคลิกที่หัวข้อคอลัมน์เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์

ไฮไลท์คอลัมภ์ A

1. เปิดเครื่องมือ Text to Columns:
   • ไปที่แท็บ “Data” บน Ribbon แล้วคลิก “Text to Columns”

คลิกที่ Text to Columns

1. เลือกประเภทการแยก:
   • Delimited: ใช้เมื่อต้องการแยกข้อมูลตามตัวคั่น เช่น ช่องว่าง, คอมมา, หรือแท็บ
   • Fixed Width: ใช้เมื่อต้องการแยกข้อมูลตามความกว้างคงที่ของตัวอักษร

เลือก Delimited แล้วกด Next

1. การตั้งค่าตัวคั่น (ถ้าเลือก Delimited):
   • เลือกตัวคั่นที่ต้องการ เช่น คอมมา, แท็บ, ช่องว่าง หรือตัวคั่นอื่นๆที่กำหนดเอง
   • สามารถดูตัวอย่างการแยกในช่อง “Data preview” ด้านล่าง

เลือก Other แล้วพิมพ์ | ช่องว่าง แล้วจึงกด Next

1. เลือกฟอร์แมตของคอลัมน์:
   • เลือกรูปแบบข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ เช่น General, Text, Date เป็นต้น
   • กด “Finish” เพื่อทำการแยกข้อมูล

เลือก general แล้ว กด Finish เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการ

หลังจากทำตามขั้นตอนนี้ ข้อมูลในเซลล์ที่เลือกจะถูกแยกและกระจายไปยังคอลัมน์ต่างๆ ตามที่ได้ตั้งค่าไว้

ผลลัพธ์สุดท้ายที่ได้ จะออกมาเป็นตารางตามต้องการ

ข้อควรระวัง

ต้องพิจารณาอีกว่า ค่าชื่อตัวแปร และค่าในช่องต่างๆ ถูกต้องหรือไม่? เช่น

คำว่า ID ในช่องเซล B2 มีกี่ตัวอักษร พิจารณาเซลอื่นๆ ที่เป็นตัวษรเช่นเดียวกัน เพราะเราไม่สามารถเห็นช่องที่เกิดขึ้นจากการพิมพ์พิดพลาดด้วยสายได้

การค้นหาและการแก้ไขด้วยคำสั่ง LEN() และ TRIM()

คำสั่ง LEN() ใน Excel ใช้สำหรับหาจำนวนตัวอักษรในเซลล์ที่กำหนด รวมถึงช่องว่างและตัวอักษรพิเศษต่างๆ โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้:

6.0.1 รูปแบบการใช้งาน:

=LEN(text)

ตัวอย่างการใช้งาน:

1. หาจำนวนตัวอักษรในเซลล์เดียว: ถ้าคุณต้องการหาจำนวนตัวอักษรในเซลล์ B1:

=LEN(B1)

ผลลัพธ์จากการใช้คำสั่ง LEN()

ผลลัพธ์คือ 7 ซึ่งไม่ถูกต้องเพราะคำว่า ID มีแค่สองพยางค์เท่านั้น

การแก้ไข เราจะใช้ คำสั่ง TRIM() ในการลบช่องส่วนเกินที่ไม่ต้องการออกไปทั้งหมด

รูปแบบการใช้งาน:

TRIM(text)

ตัวอย่างการใช้งาน:

1. ลบช่องว่างที่เกินจากข้อความในเซลล์เดียว: ถ้าคุณต้องการลบช่องว่างที่เกินในเซลล์ A1:

=TRIM(B1)

เมื่อใช้ คำสั่ง LEN() ตรวจจะจบจำนวนพยางค์มีค่าเท่า 2 ตามต้องการ