5  Pengelolaan Data

Pengelolaan data yang baik merupakan aspek yang penting dalam upaya konservasi, dengan adanya data yang terkelola dengan baik, potensi untuk kebermanfaatan yang lebih luas semakin teroptimalkan, seperti; menghasilkan analisa data yang holistik dan tepat guna, menjadi pembelajaran untuk perbaikan pada proyek berikutnya serta kolaborasi antar institusi. Oleh karena itu praktik terbaik dalam pengelolaan data adalah ketika data tersebut dapat disimpan serta didokumentasikan dengan benar sehingga dapat memfasilitasi untuk penggunaan di kemudian hari.

Pengelolaan data yang baik sangat penting dalam upaya konservasi. Data yang terkelola dengan baik dapat memberikan manfaat yang lebih luas, seperti menghasilkan analisis data yang tepat, menjadi pembelajaran untuk perbaikan pada proyek atau survei berikutnya, serta kolaborasi antar institusi. Oleh karena itu, praktik terbaik dalam pengelolaan data adalah dengan menyimpan dan mendokumentasikan data dengan benar dan konsisten sehingga dapat memfasilitasi penggunaannya di kemudian hari.

Gambar 5.1: Keterkaitan antar jenis data

Bab ini akan memberikan rekomendasi tentang pengelolaan data kehati yang dihasilkan oleh kajian survei kehati secara umum. Kajian survei kehati yang dilakukan oleh FFI’s IP menghasilkan empat jenis data, yaitu data tabular, spasial, dokumentasi (foto/video), dan laporan hasil. Keempat jenis data tersebut saling terkait satu sama lain, sehingga diperlukan struktur folder dan mekanisme penamaan data yang baku agar fungsi dari keempat jenis data tersebut dapat saling terkait. Gambar 5.1 di atas menjelaskan tentang empat folder utama yang perlu diterapkan dalam pengelolaan data kehati.

5.1 Data tabular

Data tabular merupakan data utama dari kajian survei kehati yang berisi temuan satwa dan informasi usaha survei disetiap unit cuplik. Contoh serta cara pengisian lembar data lapang (tally sheet) yang digunakan dibahas lebih lengkap dalam (Lampiran 1). Pada Gambar 5.2 dibawah, terdapat minimal dua jenis data. Pertama dalam format pdf dari hasil pemindaian tally sheet, data ini merupakan sumber verifikasi utama ketika terdapat kesalahan dalam pemindahan ke format digital (xls). Kedua merupakan lembar data digital (datasheet) dalam format xls, berupa salinan tally sheets sebagai data utama yang akan disimpan. Prinsip dari jenis data ini mampu dibaca baik oleh manusia, maupun komputer. Oleh karena itu, praktik terbaik dari suatu datasheet adalah:

  • Satu kolom hanya diisi satu jenis data
  • Konsistensi kolom; hanya berisi teks saja, angka saja atau tanggal saja. Tidak ada kolom dengan format yang bercampur
  • Konsistensi penulisan; Format dan kategori yang digunakan selalu sama disetiap baris
  • Hindari penggunaan spesial karakter seperti; @,$,* dan lainnya.
  • Gunakan referensi kordinat WGS84 dengan format decimal degree (contoh; 102.56548, -1.54862), supaya data kordinat dapat relevan lintas lanskap dan mudah dibaca oleh sistem

Gambar 5.2: Komponen pada folder data tabular

Templat datasheet yang dapat digunakan dalam kajian biodiversitas dapat diunduh melalui tautan berikut ini; Datasheet-biodive. Setiap datasheet memiliki 4 lembar utama berupa;

  1. Data perjumpaan. Lembar ini berisi informasi setiap temuan satwa.

  2. Usaha survei. Lembar ini berisi informasi usaha survei dan SSU. Tab pertama dan kedua memastikan bahwa setiap kajian yang dilakukan memiliki usaha survei yang dapat diukur, sehingga analisa yang dilakukan dapat dibandingkan dengan kajian yang lain secara terukur.

  3. Deksripsi pengisian data. Lembar ini berupa informasi cara pengisian setiap kolom dalam lembar pertama dan kedua. Lembar ini dijadikan acuan dalam pengisian data dan memastikan penggunaan data yang konsisten, serta dapat diinterpretasikan dan di replikasi oleh orang lain di kemudian hari.

  4. Informasi survei. Lembar ini berisi informasi kepemilikan data serta gambaran umum survei tersebut. Dengan adanya informasi ini, orisinalitas kepemilikan data melekat pada data tersebut.

Setelah kedua data tersebut terpenuhi, kontrol terhadap kualitas data juga harus dilakukan. Seringkali data-data yang dituliskan terjadi kesalahan seperti;

  • Keliru dalam peletakan koma dari angka yang seharusnya 11,10 menjadi 111,0
  • Kesalahan ejaan dalam penulisan nama latin, seperti ‘Neofelis diardii’, ‘Neofelis diiardi’, ‘Neofelis diardi’. Dalam sistem komputer, ketiga nama tersebut akan terbaca menjadi tiga spesies berbeda.

5.2 Dokumentasi (Foto/Video)

Dokumentasi terpilih yang didapatkan dari kegiatan survei masuk ke dalam folder tersebut. Pada umumnya, terdapat dua sub-folder yang perlu ada yaitu aktivitas dan spesies. Folder aktivitas disusun hingga tingkat ke-3 berupa foto-foto terpilih mengenai aktivitas yang dilakukan oleh tim terkait survei. Penamaan foto / video ditulis sesuai dengan aktivitas yang dilakukan, folder ini memastikan seluruh foto dengan kualitas orisinal dapat tersimpan dengan baik serta narasi mengenai kegiatan yang dilakukan dapat tersimpan secara terstruktur (Gambar 5.3).

Gambar 5.3: Komponen pada folder dokumentasi

Folder spesies disusun hingga tingkat keempat dengan tambahan sub-folder berupa nama spesies. Di dalam folder nama spesies tersebut disimpan seluruh foto baik perjumpaan langsung maupun tanda keberadaan, seperti cakaran beruang dan tapak harimau. Penamaan setiap foto harus sama dengan nama yang tertulis dalam datasheet pada folder data tabular (lihat Gambar 5.4). Prosedur ini sangat penting untuk memastikan bahwa upaya verifikasi terhadap temuan spesies dapat dilakukan. Kesalahan dalam proses identifikasi bukanlah hal yang tidak mungkin terjadi, terutama jika yang melakukan survei belum memiliki banyak pengalaman. Selain itu, cara ini juga dapat berfungsi sebagai upaya identifikasi lebih lanjut jika ketika survei berlangsung satwa atau tumbuhan tersebut belum dapat diidentifikasi hingga ke tingkat spesies.

Gambar 5.4: Keterkaitan antara data tabular dengan dokumentasi

5.3 Data spasial

Folder ini berisi seluruh data spasial pendukung kegiatan survei. Folder utama yang perlu ada setidaknya adalah gpx dan shapefiles (Gambar 5.5). Folder gpx merupakan backup dari data gps yang dipakai, baik untuk menyimpan data waypoint maupun track. Data gpx dalam bentuk waypoint digunakan untuk verifikasi kordinat yang tertulis dalam lembar data, sekaligus sebagai informasi tambahan untuk titik penting lainnya, sedangkan data track diperlukan agar informasi terkait jalur dan rute survei dapat digunakan oleh tim lain jika terdapat pergantian personil, maupun oleh pemangku kepentingan lain jika dibutuhkan di kemudian hari. Data dari gps dapat dengan mudah dikelola serta dipindahkan antar perangkat (contoh; gps ke laptop, maupun sebaliknya) menggunakan perangkat lunak BaseCamp.

Gambar 5.5: Komponen pada folder data spasial

Folder shapefile utamanya berisi lokasi transek ataupun plot, dengan isian atribut tabel yang sama pada datasheet di lembar kedua (usaha survei / Event sampling) (Gambar 5.6). Selain itu, data pendukung lainnya seperti batas kawasan, sungai, jalan dan informasi penting lainnya dalam area studi juga disarankan masuk kedalam folder tersebut.

Gambar 5.6: Keterkaitan antara data tabular dengan shapefiles dalam data spasial

5.4 Laporan

Seluruh laporan dari hasil kajian survei yang dilakukan, baik itu laporan tematis ataupun laporan utama disimpan dalam folder ini. Penamaan laporan dibuat dengan praktik sebagai berikut;

  • Dibuat sesingkat mungkin namun tetap informatis
  • Hindari kata yang berulang
  • Hindari spesial karakter seperti; !@#$%^&*()`;<>?,’“|
  • Menambahkan versi untuk memudahkan melacak perubahan seperti; laporan-mamalia-seko2021_02-12-21, laporan-mamalia-seko2021_25-12-21.
  • Penambahan inisial pada akhir nama juga dapat ditambahkan bila diperlukan untuk melihat reviewer terakhir seperti; laporan-mamalia-seko2021_25-12-21_FNT.

5.5 Penyimpanan data

Setelah melalui empat tahap sebelumnya termasuk pengendalian kualitas data, tahap terakhir adalah menyimpan data final ke dalam tiga lokasi yang berbeda. Ketiga lokasi penyimpanan tersebut adalah:

  1. Lokal pada hard drive external di site atau wilayah kerja masing-masing, yang didedikasikan khusus untuk penyimpanan final semua kegiatan.

  2. Online pada akun personal OneDrive staf FFI’s IP yang ditunjuk sebagai wali data di site tersebut.

  3. Menghubungkan data pada poin dua tersebut pada akun OneDrive Indonesia (indonesia@fauna-flora.org, cc; ryan.avriandy@fauna-flora.org) dan mengirimkan email pemberitahuan pembaruan data pada email tersebut.

Tahapan pertama dilakukan untuk memastikan data tersimpan tidak hanya pada laptop individu tetapi juga ada cadangan lokal di site tersebut. Tahap kedua untuk memastikan backup secara online karena penyimpanan lokal dapat kehilangan data akibat kerusakan atau pencurian infrastrukturnya. Terakhir, tahap ketiga dilakukan untuk memastikan adanya cadangan di nasional antara site dan proyek agar data nasional dapat diperbarui secara berkala. Data ini dapat ditampilkan dalam sistem visualisasi data FFI’s IP untuk strategi proposal bagi fundraiser atau pengelola pusat untuk membantu pelaporan kepada donor.